Planning et fournisseurs : les règles à respecter pour votre restaurant

Dans le monde de la restauration, il y a deux piliers essentiels pour garantir le succès de votre établissement : un service parfaitement orchestré et des produits de qualité.
Mais que serait l'un sans l'autre ? Une cuisine sublime ne vaut rien si vos stocks sont en rupture, et un service impeccable sans clients satisfaits est tout aussi vain. C’est pourquoi une gestion fluide des plannings et une relation solide avec vos fournisseurs sont très importantes.

Entre planning et fournisseurs, quelles sont les règles à respecter pour votre restaurant ? Ne bougez pas, nous avons quelques astuces (et un allié en or) à vous présenter !

Au Programme

1. Planifiez vos approvisionnements
2. Sécurisez vos relations avec les fournisseurs
3. Ayez toujours un plan B
4. Kolia :  votre assistant de gestion tout-en- un

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1. Planifiez vos approvisionnements

D’abord, soyons clairs : vous ne pouvez pas improviser la gestion de vos stocks. Il ne s'agit pas simplement de passer commande quand les frigos sont vides (ou quand l’alarme commence à sonner). Pour éviter les pénuries (ou pire, les produits qui dépassent leur date de péremption), il est indispensable d’anticiper vos commandes.

Voici quelques règles d'or pour une gestion efficace :

• Vous le savez, les produits frais suivent un calendrier bien précis. Que ce soit les fruits de mer ou les légumes de saison, assurez-vous d’adapter votre carte et vos commandes en fonction des arrivages.
• Connaissez-vous les jours où votre restaurant est le plus rempli ? Utilisez ces données pour adapter vos commandes. Il n'y a rien de pire qu’un samedi soir avec un menu à moitié disponible faute de stocks.
• Il est important de ne pas être envahi de cartons en plein coup de feu. Établissez des créneaux de livraison en dehors des heures d'affluence. Ainsi, vos équipes en cuisine ne se retrouveront pas à jongler entre la réception des commandes et les préparations.

Astuce : Faites de vos fournisseurs de véritables partenaires ! Une bonne communication et une relation de confiance vous permettront de bénéficier d'une plus grande flexibilité en cas de besoin urgent ou d'imprévu.

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2. Sécurisez vos relations avec les fournisseurs

Nous avons tous un fournisseur préféré, celui qui livre toujours à temps, avec des produits frais impeccables. Mais comment garantir que cette relation reste harmonieuse ? Gérer les fournisseurs est un exercice d’équilibre : entre prix compétitifs, qualité constante et délais respectés, il est essentiel de diversifier vos partenariats tout en consolidant vos relations existantes.

Nos conseils pratiques :

• Il est légitime de rechercher le meilleur prix, mais n’oubliez pas que vos fournisseurs doivent aussi être rentables pour maintenir la qualité. Soyez transparents sur vos attentes tout en respectant leurs contraintes.
• Si vous n’avez qu’un seul fournisseur pour les fruits et légumes et qu’il rencontre un souci de livraison… c’est tout votre menu qui en pâtit. Pensez à avoir plusieurs options pour les produits clés.
• Établissez des contrats avec vos fournisseurs qui précisent les volumes, les fréquences de livraison, et les clauses en cas de retard ou de défaut. Cela vous évitera bien des mauvaises surprises.

3. Ayez toujours un plan B

Personne n’est à l’abri d’un imprévu. Imaginez : il est 11h30, le service du déjeuner s’apprête à commencer, et vous découvrez que vos produits n’ont pas été livrés. Que faire ? Ne paniquez pas, les solutions existent !

Anticipez les problèmes de dernière minute :

• Pour les produits non périssables (épices, conserves, etc.), assurez-vous d’avoir toujours un stock tampon.
• En cas de rupture ou de problème de livraison, il est utile d’avoir sous la main une liste de contacts capables de vous dépanner rapidement.
• Si un produit manque, soyez prêts à ajuster votre menu. Formez vos chefs à proposer des alternatives sans compromettre la qualité du plat.

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4. Kolia : votre assistant de gestion tout-en-un

Imaginez un logiciel capable de gérer vos plannings,vos approvisionnements et vos stocks, le tout depuis une interface simple et intuitive. Cela semble trop beau pour être vrai ? Et pourtant, c’est exactement ce que Kolia vous propose.

Pourquoi choisir Kolia ?

• Une gestion intuitive des plannings : Kolia vous permet de créer et de modifier les plannings de votre équipe en quelques clics. Vous avez une vue d’ensemble des disponibilités de chacun, des congés à venir et des jours de pic d’activité.
• Suivi des approvisionnements en temps réel : Kolia vous aide à suivre l’état de vos stocks et à passer vos commandes au bon moment. Vous recevez des alertes lorsque certains produits arrivent à leur seuil critique.
• Gain de temps et d’efficacité : Fini les erreurs de planning ou les ruptures de stock non anticipées. Kolia vous permet d’optimiser votre gestion, pour vous concentrer sur l’essentiel : vos clients.

Avec Kolia, vous avez tout sous contrôle, sans avoir besoin de vous arracher les cheveux à chaque imprévu.

La gestion des plannings et des fournisseurs peut sembler être un défi, mais avec de l’anticipation, des relations de confiance, et surtout les bons outils, vous pouvez transformer ce défi en une simple formalité. Et si vous cherchez à alléger encore plus vos tâches administratives, Kolia est le logiciel qu’il vous faut.
Avec Kolia, vous avez tout sous contrôle, sans avoir besoin de vous arracher les cheveux à chaque imprévu.

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Pour aller plus loin :

https://www.kolia.io/blog/nos-meilleurs-conseils-sur-les-conditions-de-travail-en-restauration

https://www.kolia.io/blog/tout-savoir-sur-le-cout-des-matieres-premieres-et-les-normes-de-rentabilite-en-restauration

https://www.kolia.io/blog/6-conseils-pour-eviter-les-ruptures-de-stock-dans-votre-restaurant

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