Planning et stress : comment gérer les pics de fréquentation dans votre restaurant ?

Ah, les pics de fréquentation ! Ces moments où votre restaurant se transforme en une fourmilière agitée, votre équipe qui coure dans tous les sens, tandis que les clients affamés se multiplient à une vitesse folle.
Si ces rushs sont souvent synonymes de rentabilité, ils peuvent aussi rapidement devenir une source de stress.
Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul ! La bonne nouvelle, c’est qu’avec un peu d’organisation, de planification, et un coup de pouce technologique, vous pouvez transformer ces moments de tension en véritable ballet bien orchestré.

Alors, entre planning et stress, comment gérer les pics d'affluence dans votre établissement sans perdre le sourire ? Voici quelques pistes pour dompter ces vagues de clients et faire en sorte que chaque service soit aussi fluide qu'une soirée calme... ou presque.

Au Programme

1. L’anticipation : la clé du succès
2. L’optimisation de votre équipe
3. Simplification de votre menu
4. Faciliter le service grâce à la technologie
5. Kolia : votre allié pour une gestion parfaite des rushs

1. L’anticipation : la clé du succès

S’il y a bien une chose que vous savez en tant que restaurateur, c’est que les pics de fréquentation ne tombent pas du ciel. Ils sont souvent prévisibles : le vendredi soir, les week-ends, ou encore pendant les périodes de fêtes et événements locaux. L’astuce est simple : prenez une longueur d’avance.

Pour cela, voici quelques petites astuces :  

• En analysant vos données de fréquentation passées, vous pouvez mieux anticiper les périodes où le flux sera important et adapter vos horaires en conséquence.
• Les événements culturels, les salons, ou même la météo peuvent avoir un impact direct sur la fréquentation de votre restaurant. Gardez l’œil sur les calendriers et adaptez vos effectifs et vos approvisionnements.
• Investissez dans un logiciel de gestion qui vous permet de suivre vos inventaires au fur et à mesure des commandes.
• Si vous savez qu’un produit est particulièrement demandé lors des pics de fréquentation (le fameux tiramisu ou ce cocktail qui fait fureur), assurez-vous d’en avoir en quantité suffisante.

2. L’optimisation de votre équipe

Le service en salle ressemble parfois à une chorégraphie millimétrée. Lorsque les clients affluent, il est crucial que vos équipes soient prêtes et en nombre suffisant. Voici quelques astuces pour optimiser la gestion de vos équipes en période de rush :

• Augmentez vos effectifs pendant les pics prévisibles en faisant appel à des extra ou en organisant des roulements avec vos employés réguliers.
• Un serveur qui sait également dresser une table ou préparer des boissons derrière le bar peut sauver un service en période de forte affluence.
• Lors des heures de pointe, une organisation fluide est cruciale. Déléguez les tâches de manière à ce que chacun sache exactement ce qu'il doit faire.

Et si vous n'avez pas encore mis en place de briefing avant chaque service, il est temps d’y songer. Réunir l’équipe, rappeler les rôles de chacun, et surtout, partager les objectifs de la journée permettent à tout le monde de partir du bon pied.

3. Simplification de votre menu

Quand les commandes fusent, il est facile de se retrouver submergé. Un menu trop complexe peut être contre-productif pendant les périodes de rush. Pensez à alléger votre carte pour favoriser des préparations rapides et efficaces sans pour autant compromettre la qualité de vos plats.

Voici, rien que pour vous, quelques idées pour simplifier votre menu :

• Sélectionnez quelques best-sellers que vous pouvez préparer rapidement et en grande quantité.
• Les plateaux ou tapas sont une solution idéale pour diminuer le nombre de plats individuels à sortir de la cuisine, tout en offrant une expérience conviviale à vos clients.
• Optez pour des recettes avec des ingrédients communs. Cela facilite les préparations et diminue le risque de rupture.

4. Faciliter le service grâce à la technologie

Le saviez-vous ? Un service rapide et efficace est l’un des critères principaux de satisfaction client. Lorsque vos serveurs sont débordés, chaque minute compte. Et c’est là que la technologie peut vraiment faire la différence.

• Si vous proposez un service de vente à emporter, laissez vos clients passer leurs commandes via une plateforme en ligne. Cela réduit la charge de travail de votre équipe et fluidifie la gestion des commandes.
• Utilisez des terminaux de paiement mobiles pour éviter les files d'attente à la caisse.
• Les bons vieux carnets ont fait leur temps. Équipez vos serveurs de tablettes pour envoyer directement les commandes en cuisine, et gagner un temps précieux.

5. Kolia : votre allié pour une gestion parfaite des rushs

Vous vous demandez sûrement comment tout ça peut s’imbriquer sans vous coûter un stress supplémentaire?
C’est là que Kolia entre en scène, tel un super assistant toujours prêt à intervenir !

Avec Kolia, vous avez à portée de main une interface intuitive et complète pour gérer vos équipes, vos commandes, vos stocks... Fini les coups de stress à 19h quand votre meilleur serveur vous lâche ou que vos stocks de viande fondent à vue d'œil. Tout est sous contrôle, et surtout, accessible en quelques clics.

• Planification des équipes simplifiée : Grâce à Kolia, vous pouvez gérer vos plannings d'employés sans prise de tête. Besoin de renfort pour un samedi soir ? Un coup d’œil suffit pour organiser vos équipes et prévoir les renforts nécessaires.
• Suivi des stocks en temps réel : Ne laissez plus jamais un client déçu par une rupture de stock. Kolia vous permet de surveiller vos niveaux de stock en temps réel et de passer des commandes automatiques.
• Interface intuitive et simple : Kolia a été pensé pour être simple, intuitif et accessible à tous. Vos équipes pourront s’en emparer rapidement sans passer par des heures de formation.

Kolia est LE logiciel de gestion en restauration conçu pour vous aider à surmonter les défis des pics de fréquentation avec succès. Alors, pourquoi vous compliquer la vie quand une solution existe pour vous accompagner au quotidien ?

Vous méritez de vous concentrer sur l’essentiel : vos clients et la qualité de vos plats. Kolia s’occupe du reste !

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Pour aller plus loin :

https://www.kolia.io/blog/planning-et-jours-feries-en-2024-2025-organisez-votre-etablissement

https://www.kolia.io/blog/nos-meilleurs-conseils-sur-les-conditions-de-travail-en-restauration

https://www.kolia.io/blog/comment-lutter-contre-la-penurie-de-personnel-en-restauration