La restauration, c’est un rythme soutenu, des journées imprévisibles et une organisation au millimètre. Mais il suffit d’un imprévu pour que tout bascule :
Résultat ? Une équipe en sous-effectif, des clients mécontents et une pression qui monte en cuisine. Anticiper ces absences est essentiel pour éviter le chaos et maintenir un service fluide. Voici comment optimiser la gestion des plannings et réduire l’impact des absences de dernière minute.
Contrairement à d'autres secteurs, en restauration, il est difficile de compenser l’absence d’un employé. Chaque poste a un rôle clé, et une seule absence peut déséquilibrer tout le service.
Un serveur en moins, et l’attente des clients s’allonge. Un cuisinier absent, et la cadence en cuisine ralentit. Un barman en retard, et les commandes s’accumulent au comptoir. Ces imprévus entraînent :
💡Un restaurant prévoit un service calme un mardi soir avec une équipe réduite. À 18h30, un serveur appelle pour dire qu’il est malade. Résultat : l’unique serveur restant doit gérer toute la salle, accumule du retard, et certains clients quittent l’établissement sans commander.
Face à ces situations, mieux vaut anticiper pour éviter d’être pris au dépourvu.
Les absences sont inévitables, mais une bonne gestion des plannings permet de réduire leur impact. L’objectif ? Être préparé pour réagir rapidement, sans mettre en péril le service.
Un planning rigide est une bombe à retardement. Un bon planning doit intégrer des marges de sécurité et permettre des ajustements en cas d’imprévu.
🔹 Avoir des employés polyvalents : Un serveur qui sait aussi préparer des cocktails ou un cuisinier capable d’assurer la plonge, c’est une sécurité en cas d’absence.
🔹 Répartir la charge de travail intelligemment : Éviter que toujours les mêmes employés prennent les shifts les plus exigeants pour limiter l’épuisement et les arrêts maladie.
🔹 Prévoir du renfort les jours à risque : Pendant les pics d’activité, avoir un extra disponible peut faire la différence.
💡 Concrètement : Un fast-food forme ses équipiers à plusieurs postes : préparation, caisse et service. Ainsi, lorsqu’un employé est absent, un collègue peut prendre le relais sans ralentir l’ensemble du service.
Les plannings papiers ou les fichiers Excel : c'est terminé -et surtout dépassé-. Un logiciel de gestion permet d’avoir une visibilité en temps réel et d’adapter rapidement les équipes en cas d’imprévu.
Avec Komia, les employés ont accès à leur planning 24h/24 sur leur téléphone. Plus de mauvaise excuse du type "Je n’avais pas vu mon shift".
📌 Ce que permet un outil comme Komia
💡 Un restaurant utilise Komia pour suivre ses effectifs. À 19h, un cuisinier ne s’est pas pointé. Une alerte est envoyée immédiatement au manager, qui peut contacter un remplaçant avant que la situation ne dégénère.
Avoir une liste de remplaçants prêts à intervenir est la meilleure façon d’éviter les urgences de dernière minute.
🔹 Entretenir un réseau d’extras : Garder contact avec d’anciens employés ou des étudiants prêts à travailler en renfort.
🔹 Travailler avec une équipe mixte : Alterner entre CDI, CDD et temps partiels pour gagner en flexibilité.
🔹 Favoriser les échanges en interne : Un employé en congé peut parfois être disponible pour un remplacement si on lui demande à temps.
💡 Par exemple : Un manager tient à jour une liste de numéros d’extras disponibles sur WhatsApp. Dès qu’un salarié annule, il envoie un message et trouve un remplaçant en moins de 10 minutes.
Un employé qui se sent valorisé sera plus investi et moins enclin à poser des absences de dernière minute.
👉 Quelques actions efficaces
💡Un restaurant instaure une prime d'assiduité pour ceux qui n’ont eu aucune absence non justifiée. En un mois, les annulations de dernière minute ont chuté de 40 % !
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